Il gestionale, su misura.
Ordini, pratiche, magazzino, clienti, interventi: se il lavoro passa da fogli di calcolo o da un programma che vi obbliga a lavorare a modo suo, un gestionale su misura parte da come lavorate davvero.
| Ruolo | Che cosa deve poter fare | Che cosa vede |
|---|---|---|
| Chi riceve le richieste | Registrare una richiesta e assegnarla | Tutte le richieste aperte |
| Chi esegue il lavoro | Aggiornare lo stato, aggiungere note e allegati | Solo le proprie attività |
| Chi controlla | Approvare, riaprire, chiudere | Lo stato di tutte le pratiche |
| Titolare | Consultare riepiloghi | Riepiloghi per periodo e per cliente |
Il problema, come si riconosce
Il gestionale è il posto dove il lavoro dell’azienda diventa dati. Quando non segue il lavoro, il lavoro costruisce attorno a lui le sue scorciatoie.
- Un foglio di calcolo fa da gestionale
- Un file condiviso tiene insieme ordini, scadenze e anagrafiche. Con una persona funziona; con tre nascono versioni diverse dello stesso dato.
- Un programma generico piegato al mestiere
- Per far tornare i conti servono campi usati a modo, note a margine e procedure che conosce solo chi lavora lì da anni.
- Riepiloghi rifatti a mano
- A fine mese qualcuno ricompone da più fonti il dato che serve al titolare per decidere.
Per chi è
Per aziende e studi in cui più persone, con ruoli diversi, lavorano sugli stessi dati secondo un processo preciso e ripetuto: gestione di pratiche, ordini, interventi, prenotazioni, magazzino, commesse. Il titolare decide l’acquisto; il progetto si regge sulle persone che lo useranno ogni giorno, e si disegna con loro.
Interventi possibili
- Modello dei dati e dei flussi
- Che cosa si registra, in quali stati passa una pratica dal primo contatto alla chiusura, chi la fa avanzare.
- Ruoli e permessi
- Chi vede, chi modifica, chi approva. Ogni persona trova la schermata del proprio compito.
- Dati di partenza
- Importazione di anagrafiche e storico dai fogli o dal programma precedente, con controllo insieme a chi li conosce.
- Collegamenti con i programmi in uso
- Contabilità, vendita online, posta: dove un dato esiste già, il gestionale lo legge, senza chiedere di riscriverlo.
Un caso immaginato
Domande frequenti
Quanto costa un gestionale su misura?
Dipende dal perimetro: quanti processi, quanti ruoli, quanti collegamenti. Per questo si parte da un primo incontro e da un perimetro iniziale ristretto, su cui si ragiona con numeri concreti. Cifre date prima di aver capito il lavoro sarebbero inventate.
Quando conviene un gestionale su misura e quando uno in commercio?
Se un programma in commercio copre il vostro processo con poche adattazioni, conviene quello. Il su misura si giustifica quando il vostro modo di lavorare è un vantaggio da conservare, oppure quando le scorciatoie attorno al programma costano più del programma.
Possiamo cominciare da una parte sola?
Sì, ed è il modo consigliato. Si sceglie il flusso che pesa di più, lo si usa, poi si decide la fase successiva.
I dati sono nostri? Dove stanno?
I dati sono vostri. Dove risiedono si decide all’inizio insieme alle copie di sicurezza: un server vostro oppure un servizio in cloud, con i pro e i contro di ciascuno.
Su appuntamento.
Raccontateci cosa vi serve. Prima ci si conosce; poi, se è il caso, si comincia.
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